Soluzione ai problemi di formattazione in stampa unione tra Word ed Excel

E’ indubbio che MICROSOFT OFFICE sia una suite di programmi molto potente e, per chi la sa usare bene, ricca di funzionalità che possono risolvere/automatizzare gran parte dei lavori d’ufficio.

La funzionalità stampa unione, ad esempio, permette di creare documenti base in Word (lettere tipo, etichette per indirizzi, buste, documenti dinamici ecc…)  alimentati da un database esterno come ad esempio una griglia di Excel.

Ma come accade spesso non tutte le ciambelle riescono con il buco (sopratutto se si ha a che fare con i prodotti di casa Microsoft): a proposito di stampe unione si può litigare con Word ed Excel per i formati dei dati. Ad esempio un valore che in Excel è visualizzato come 10 diventa 10,00000000 in Word!!!!

In questi casi non serve a nulla smadonnare sul foglio di Excel cambiando la formattazione delle celle, impostando i decimali o quant’altro può venire in mente…

Il problema (a partire da Word 2003 in avanti) è che i valori vengono letti dalla sorgente Excel attraverso un collegamento via ODBC che si incarica di copiare il solo valore perdendo qualsiasi altra informazione circa la formattazione.

Come suggerito dalla stessa Microsoft le soluzioni sono tre:

– forzare il collegamento via DDE (che è in grado di trasferire a Word anche la formattazione e non solo i valori):

• menu’ Strumenti -> Opzioni -> tab Standard;
• spuntare la voce Conferma conversione all’apertura;
• all’apertura del file d’origine scegliere “Fogli di lavoro di Excel tramite DDE”.

– formattare il contenuto delle celle in Excel come testo:

• selezionare la colonna contenete le celle;
• scegliere Celle dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda Numero;
• in Categoria fare clic su Testo.

– utilizzare i CODICI DI CAMPO in Word, ovvero formattare i valori nel file di destinazione:

• selezionare il campo e quindi premere ALT+F9;
• scegliere Codice di campo;
• inserire nel codice MERGEFIELD dopo il nome della cella richiamata il codice di fomattazione (ad esempio \#.###0,00 per formattare il valore con i puntini delle migliaia e due decimali)

Personalmente ho provato tutte e tre le soluzioni, ma solo l’ultima, ovvero smanettare sui CODICI DI CAMPO, ha risolto il problema…